Procéder à un envoi groupé de documents

Si vous souhaitez envoyer un document à plusieurs destinataires, vous pouvez utiliser la fonctionnalité «envoi groupé». De cette manière, tous les destinataires recevront le document individuellement.

Pour ce faire, commencez comme si vous alliez envoyer un document de manière habituelle:

  • Cliquez sur "Nouvel Envoi".
  • Téléchargez le document à signer.
  • Configurez les champs.
  • Cliquez sur "Envoyer le document".

Une fenêtre pop-up apparaîtra. Veuillez alors cliquer sur le bouton "Groupé (XLS, CSV)" situé dans le coin supérieur droit.

step1.png

Référez-vous à la procédure indiquée ci-dessous pour créer un fichier XLS à importer. 

Il ne vous reste plus qu'à importer votre liste d'adresses électroniques au format .XLS ou .CSV. La première ligne de la colonne contenant toutes les adresses électroniques doit s'appeler "Email". Une fois effectué, vérifiez que le système a bien reconnu toutes les adresses électroniques et modifiez (si nécessaire) le rôle des contacts (s’il s’agit d’un signataire, d’une personne qui reçoit une copie ou ignorer). Pensez également à utiliser l'option "La première ligne correspond à l'en-tête".

Une fois validé, vous pourrez définir l’objet de l’e-mail, écrire un texte et paramétrer des rappels. Cliquez sur suivant et confirmez pour envoyer les e-mails.

Création du fichier CSV ou XLS :

Ceci est un exemple d'un fichier .xls permettant d'envoyer 5 demandes de 2 signataires chacune. 

xls.png

Une fois le fichier importé, il apparaîtra de cette manière: 

23.png

Vous devez sélectionner l’option "Signataire" pour les colonnes contenant les e-mails et l'option “Ignorer” pour les autres.

Vérifiez bien que toutes les informations soient exactes, car elles apparaîtront de cette manière dans le document.

Ajoutez d'autres champs et remplissez les informations requises dans le tableau Excel pour que vos signataires n’aient pas à le faire eux-mêmes. Pour ce faire, il suffit d'écrire le numéro d'identification du champ en-tête et de remplir les informations de chaque signataire en dessous. Par exemple, le numéro d'identification de "Nom" est textfield_0.

Screenshot_2020-11-05_at_22.20.03.png

Une fois terminé, sélectionnez l’option “Signataire” pour la colonne avec les adresses électroniques et  "Ignorer" pour le reste des colonnes.

 

Hnet-image__3_.gif

 

De son côté, le signataire recevra le document avec les données remplies à partir du document Excel. Il ne lui restera plus qu’à signer ce document.

3champs.png

Enfin, vous pourrez voir depuis votre tableau de bord tous les documents envoyés et leur statut.

Envoyez une demande de signature par lot avec plusieurs documents :

Créez une demande avec plus d'un document en suivant ces étapes : Envoi multi-document depuis le Tableau de bord

N'oubliez pas de modifier l'ID du champ des widgets que vous configurerez dans chaque document en fonction des colonnes de votre fichier XLS (Excel) afin que les informations contenues dans chacun d'eux soient automatiquement transférées dans le document que les signataires recevront.

Par exemple, dans ce cas, nous avons le fichier XLS suivant avec 4 colonnes de widgets, les 2 premières (widget1 et widget2) appartiendront sur le premier document et les 2 autres (widget3 et widget4) sur second document :

Screenshot_2021-03-30_at_23.21.30.png

Widgets du premier document :

  • widget1

Screenshot_2021-03-30_at_23.23.21.png

  • widget2

Screenshot_2021-03-30_at_23.24.20.png

Widgets du second document :

  • widget3

Screenshot_2021-03-30_at_23.25.50.png

  • widget4

Screenshot_2021-03-30_at_23.39.06.png

Lorsque vous avez configuré les champs pour chacun des documents, cliquez sur "configurer la soumission", téléchargez le fichier XLS que vous avez préparé et configurez-le comme suit :

Screenshot_2021-03-30_at_23.41.18.png

Pour le moment cette option ne vous permet pas de configurer les envois par lots au moyen d'un modèle de message. Vous devrez donc configurer le document à envoyer à partir de zéro, avec les widgets que chacun doit inclure.

 

La fonctionnalité Envoi groupé est disponible pour les licences Business + et Enterprise.

Pour toute question relative à l’envoi groupé, n'hésitez pas à nous contacter.

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