Effectuer un envoi groupé de documents

Si vous souhaitez envoyer un document à plusieurs destinataires, utilisez la fonctionnalité «envoi groupé». De cette façon, tous les destinataires recevront le document individuellement.

Pour ce faire, commencez comme si vous alliez envoyer un document de manière habituelle:

  • Cliquez sur "Nouvel Envoi".
  • Téléchargez le document à signer.
  • Configurez les champs.
  • Cliquez sur "Envoyer le document".

Une fenêtre pop-up apparaîtra. Veuillez alors cliquer sur le bouton "Groupé (XLS, CSV)" situé dans le coin supérieur droit.

step1.png

Référez-vous à la procédure indiquée ci-dessous pour créer un fichier XLS à importer. 

Il ne vous reste plus qu'à importer votre liste d'adresses électroniques au format .XLS ou .CSV. La première ligne de la colonne contenant toutes les adresses électroniques doit s'appeler "Email". Une fois effectué, vérifiez que le système a bien reconnu toutes les adresses électroniques et modifiez (si nécessaire) le rôle des contacts (s’il s’agit d’un signataire, d’une personne qui reçoit une copie ou ignorer). Pensez également à utiliser l'option "La première ligne correspond à l'en-tête".

Une fois validé, vous pourrez définir l’objet de l’e-mail, écrire un texte et paramétrer des rappels. Cliquez sur suivant et confirmez pour envoyer les e-mails.

Création du fichier CSV ou XLS :

Ceci est un exemple d'un fichier .xls permettant d'envoyer 5 demandes de 2 signataires chacune. 

xls.png

Une fois le fichier importé, il apparaîtra de cette manière: 

23.png

Vous devez sélectionner l’option "Signataire" pour les colonnes contenant les e-mails et “Ignorer” pour les autres.

Vérifiez bien que toutes les informations soient exactes, car elles apparaîtront de cette façon dans le document.

Ajoutez d'autres champs et remplissez les informations requises dans le tableau Excel pour que vos signataires n’aient pas à le faire eux-mêmes. Pour ce faire, il suffit d'écrire le numéro d'identification du champ en-tête et de remplir les informations de chaque signataire en dessous. Par exemple, le numéro d'identification de "Prénom" est textfield_01.

textfield.png

Une fois terminé, sélectionnez l’option “Signataire” pour la colonne avec les adresses électroniques et  "Ignorer" pour le reste des colonnes.

 

Hnet-image__3_.gif

 

Le signataire, de son côté, recevra le document avec les données remplies à partir du document Excel. Il ne lui restera plus qu’à signer ce document.

3champs.png

Enfin, vous pourrez voir depuis votre tableau de bord tous les documents envoyés et leur statut.

La fonctionnalité Envoi groupé est disponible pour les licences Business, Business + et Enterprise.

Pour toute question relative à l’envoi groupé, n'hésitez pas à nous contacter.

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