Un buen uso de las herramientas a nuestra disposición en Signaturit pueden prevenir la demora o rechazo de una solicitud de firma, así como otras molestias para el destinatario final que se traducen en su relación con el usuario que ha hecho el envío.
Para ello, recomendamos varias buenas prácticas, como identificar correctamente al remitente y al destinatario, aprovechar los campos opcionales de Asunto y Mensaje, y configurar correctamente la expiración de un envío y sus recordatorios.
Identificación del remitente y del destinatario
Es importante introducir la máxima información posible para que el destinatario del envío de firma pueda identificar debidamente la identidad:
a) del remitente y
b) del destinatario, a nombre de quién va dirigida (porque su dirección de correo puede estar destinada a varios usos).
De este modo cuando reciba el correo, sabrá que el correo que recibe está dirigido a él y podrá identificar quién es el remitente. Si el branding no se ha personalizado, se remite por defecto bajo el dominio @signaturit.com y con la imagen corporativa de Signaturit.
Adicionalmente, poner un concepto en el campo “Asunto” del mensaje que sea descriptivo e incluso aprovechar la posibilidad de proporcionar indicaciones en el campo “Mensaje” puede reducir la posibilidad de que el destinatario no identifique correctamente que el documento que está recibiendo esté dirigido a él.
Configuración de los recordatorios
Cuando un cliente realiza un envío la plataforma Signaturit, realiza una primera notificación al destinatario indicándole que tiene un documento a su disposición para firmar. Después de esa primera notificación, la plataforma ofrece la posibilidad de enviar recordatorios del proceso de firma que ha iniciado.
El recordatorio incluye un enlace para acceder al entorno seguro en el que se podrá completar o rechazar el proceso de firma.
Si los plazos están bien configurados, pueden ayudar a completar una mayor cantidad de envíos en menor tiempo. En otras ocasiones, si son muy insistentes, pueden molestar al destinatario, al recibir varios correos relativos un mismo proceso y durante un periodo prolongado de tiempo.
En base a lo anterior, el usuario tiene la potestad de configurar la frecuencia de estos recordatorios, tanto en el momento de hacer un envío concreto como en el apartado Configuración, para que se apliquen por defecto.
También es posible configurar la duración de estos recordatorios indicando cuándo caducará el envío, de nuevo, tanto en el momento del envío como por defecto:
Es importante ajustar correctamente la duración del envío y la frecuencia de manera proporcional, ya que aunque se cuente con una base de legitimación adecuada para el envío de comunicaciones a sus interesados, recibir recordatorios diarios de envíos de firma durante un periodo prolongado de tiempo puede presentar problemas de cumplimiento de la normativa vigente en Protección de Datos, sobre todo si se está usando la plataforma para remitir propuestas comerciales.
Los recordatorios pueden ser diarios, semanales o con un periodo personalizado, y la duración máxima de un envío de firma puede ser de 365 días.