Podemos observar las notificaciones sincronizadas en el Panel de Notificaciones. En función del estado de la notificación dentro de IvNeos (no confundir con el estado que le consta a la sede electrónica), aparecerá en uno de sus apartados o en otro:
Pendientes: aparecerán las notificaciones en los estados "pendiente de lectura" y "leída, pendiente de tramitar"
En Trámite: las notificaciones en estado "en trámite"
Cerradas: las notificaciones en estado "cerrado"
Las notificaciones se mueven de un apartado a otro en función del estado de tramitación que escoja el usuario.
En el panel aparecerán las notificaciones (una por línea) con sus datos distribuidos por columnas. En este panel, por defecto aparecerán los siguientes campos:
- el ID de la notificación, único
- la plataforma emisora: por la que ha entrado la notificación
- el organismo emisor dentro de la plataforma: organismo que ha emitido, p.e. por la DEHU, un aviso de la Xunta de Galiza
- Cliente: para qué sociedad o cliente nos han notificado (es decir, la entidad representada por el certificado digital)
- fecha de envío: cuándo el organismo emisor ha puesto a disposición esa notificación
- fecha de lectura (acceso, firma y descarga): cuándo la descargamos
- F. máxima de lectura: hasta cuándo puedo gestionar las notificaciones. Generalmente, 10 días naturales desde la fecha del envío.
- F. máxima de tramitación (sirve para tener recordatorio de cuándo tramitarla antes). Se trata de un campo configurable por el usuario y que no viene dado por la plataforma.
- Estado tramitación: estado interno de la propia app IvNeos. Lo escoge el usuario y de esto depende que la notificación se muestre en una bandeja u otra (Pendientes, En trámite, Cerradas).
- Estado: estado recogido de la propia sede. La nomenclatura puede variar en función del organismo. Este estado se modificará tras una sincronización o descarga de la notificación desde IvNeos.
- Última sincronización: cuándo se ha sincronizado la notificación con la sede.
- Gestor: para saber si la notificación ha sido asignada a un usuario o a un grupo de usuario para que la gestione. Podemos asignar de forma automática o manual un gestor o un grupo que se responsabilizará de la notificación.
Todas las columnas son filtrables.
Adicionalmente, existe la posibilidad de editar el orden de estas columnas y, clicando con el botón derecho del ratón, podremos acceder al Selector, el cual nos permitirá agregarlas al Panel o eliminarlas.
Para guardar el orden y el tipo de columnas que hayamos establecido, será necesario pulsar el icono correspondiente bajo el panel (ver el 1).
Asimismo, en el icono de imprimir podremos extraer informes en distintos formatos (pdf, excel, csv, etc) con los datos del panel (ver 2).
Dentro de la Notificación
Excepto los usuarios con perfil de Lector, todos pueden clicar sobre una notificación y acceder a su menú interno para llevar a cabo las acciones disponibles para su perfil.
Si accedemos a la notificación, en la pestaña Datos observaremos el asunto, la plataforma, el organismo emisor, etc. También podremos ejecutar acciones:
1. Notificar: nosotros podemos firmar y descargar la notificación y, acto seguido, podemos reenviarla por correo electrónico a un tercero, junto con la documentación. Recoge los campos que configuramos previamente en Opciones.
2. Gestor de notificación: Permite asignar la notificación de forma manual a un usuario o a un grupo (Se puede automatizar con el módulo de Acciones Automáticas).
3. Fecha Máxima de tramitación: asignamos la fecha máxima en la que queremos que la notificación haya sido tramitada (En base a esta fecha, se pueden asignar Acciones Automáticas).
4. Podemos asociar de forma manual una notificación a un expediente. Así dispondremos de las notificaciones que traten un mismo tema, por el criterio que consideremos oportuno, agrupadas en una única fuente.
5. Firmar y descargar notificación: un usuario con rol de Descargador o superior (Administradores) puede descargar los documentos de la notificación. Éstos se almacenarán en el espacio configurado por el Superadministrador en Opciones, en la pestaña Directo de documentos.
Una vez descargados, los documentos aparecerán disponibles en el menú de la notificación, en la pestaña de Documentos y el Estado de la notificación constará en la sede como leída (Aceptada, Leída, etc., dependiendo de la nomenclatura de cada sede).
| Atención: en las notificaciones de la AEAT se habilitará también el botón de "Responder" (abajo a la derecha) y a través de él podremos dar respuesta a una notificación a esta misma sede. |
A partir de aquí, cualquier usuario con acceso a esta notificación y con un perfil de Editor o superior (es decir, todos menos el Lector) podrá acceder también a los documentos. También pueden agregarse documentos complementarios en la misma ruta, mediante el botón "Nuevo".
La pestaña de Metadatos muestra los mismos recogidos referentes a la notificación proporcionados por la propia sede y se complementa cuando descargamos los documentos.
La pestaña Acciones permite dejar notas internas que estarán disponibles para otros usuarios que accedan a la misma notificación.
Pestaña Auditoría mostrará un histórico de lo que se ha hecho con la notificación: quién y cuándo la descargó, cambios de estado, etc.