Para crear un circuito, se deberá pulsar el botón Creación circuitos del menú lateral.
Se mostrarán los diferentes campos separados en 3 secciones.
1. Configuración circuito
- Tipo de circuito: permite seleccionar el tipo de circuito a generar. En función del tipo seleccionado variarán las acciones a realizar. Este campo es obligatorio.
- Nombre circuito: nombre que identifica al circuito. Este campo es obligatorio.
- Caducidad del circuito: Se puede especificar una caducidad, en días, para el circuito. Este campo es opcional.
- Identificador externo: Se puede añadir un identificador externo al circuito. Este campo es opcional.
- Remitente: Se mostrará el nombre de la empresa y quien lo crea.
2. Documentos
- Documentos para firmar: documentos que se van a ver afectados por el circuito, ya sea por firmas o revisiones. Este campo es obligatorio.
- Documentos adicionales: documentación relacionada con los documentos principales pero que no son susceptibles de las acciones que se les solicita a los destinatarios. Se podrán adjuntar un máximo de 5 documentos, con un tamaño máximo de 2MB por documento. Este campo es opcional.
3. Destinatarios: permite elegir a los participantes del circuito. Se podrá enviar a un cargo dentro de un área o a una persona en concreto.
- Opción Usuarios: En el caso de enviarse a un usuario, llegará la tarea al usuario indicado. En el desplegable de la derecha aparecerán todos los usuarios disponibles que coincidan con la búsqueda que se realice.
- Opción Cargos: En el caso de enviarse a un cargo, por ejemplo “responsable del departamento x”, les llegará a todos los usuarios que ostenten el cargo y, el primero que abra la tarea será el que la gestione. Para configurarlo, en el apartado destinatarios habrá que elegir “Cargos” en el desplegable de la izquierda. En el desplegable de la derecha aparecerán todos los cargos disponibles. La configuración de las tareas se realiza de la misma forma para usuarios y cargos.
Se podrán elegir un máximo de 10 destinatarios. Se puede realizar la selección de manera masiva marcando el + que aparece a la derecha del desplegable de usuarios para que se vayan añadiendo como destinatarios.
A cada uno de ellos se les deberá asignar una acción relacionada con el circuito.
Es posible modificar el orden de los destinatarios pulsando sobre la acción y desplazando a la posición deseada.
Acciones disponibles en los destinatarios.
- Modificar destinatarios. Permite modificar el destinatario por otro existente o por un correo electrónico de un destinatario externo. Siempre debe haber un usuario/cargo asignado a cada operación.
- Tipo operación. Permite seleccionar el tipo de tarea que se va a realizar. Este campo es obligatorio.
- Duplicar. Permite duplicar el destinatario para enviarle dos tipos de operaciones diferentes.
- Widget. El icono nos permite seleccionar la ubicación de una marca visual en el documento (siempre que se realice una firma simple, firma con certificado, firma avanzada SMS o firma biométrica). Este campo es opcional.
- Caducidad. Permite establecer una caducidad en días para la operación. Este campo es opcional.
- Añadir mensaje personalizado. Permite agregar un texto, que posteriormente recibirá el usuario junto con la plantilla de la tarea o con la tarea a realizar. Este campo es opcional.
- Agregar campos personalizados. El icono permite agregar campos personalizados para cada destinatario. Los campos que se deben añadir son: Este campo es opcional.
- Key: Clave del campo personalizado.
- Etiqueta: Texto asociado al campo, visible por el destinatario.
- Tipo: Se seleccionará entre Checkbox, Texto, Fecha, Contraseña.
- Orden: Se indicará el orden de los Campos, ya que para un mismo destinatario se pueden configurar varios campos.
- Descripción: Breve texto descriptivo del campo.
- Requerido: Indica si se trata de un campo obligatorio.
- HTML Personalizado: Permitirá que se muestre un html personalizado previamente.
- Permisos. Permite asignar permisos personalizados para cada destinatario por documento, decidiendo si el destinatario podrá firmar, descargar o no ver ese documento. Este campo es opcional.
- Agregar validación CIF. Permite agregar una validación por CIF únicamente cuando se realice una firma con certificado. Este campo es opcional.
- Validación. Permite añadir una validación, previa a la finalización de la operación. La validación puede realizarse por DNI/CIF, y el creador del circuito deberá conocer este valor ya que se indica en este paso. Este campo es opcional.
- Eliminar. Permite eliminar el destinatario del flujo.
Agrupación de destinatarios.
Se pueden generar agrupaciones de destinatarios pulsando sobre Agrupar. Esto puede ser útil cuando se desea que todas las tareas se activen de forma simultanea. Por defecto son secuenciales.
Cuando se pulsa, se activan los checks de la derecha permitiendo seleccionar todos los que necesitemos agrupar en el mismo grupo.
En este caso se agrupan el 1 y el 2. Una vez seleccionados se pulsa que se muestra sobre la columna de los checkbox.
Cuando el grupo está guardado, se visualiza a través de una línea de colores que se muestra a la derecha.
Se puede hacer tantos grupos como se desee. Para ello se deberá pulsar de nuevo Agrupar.
Se pueden editar los grupos generados pulsando sobre el lápiz que se muestra sobre la última columna.
Tras pulsar el lápiz, se selecciona el grupo que se desea editar y se habilita la edición.
Cuando esté configurado se pulsará de nuevo para guardar los cambios.