La Carga Masiva permite enviar varios circuitos (del mismo o de otro tipo) mediante un archivo Excel. La plantilla se puede obtener en el primer paso del apartado de Carga Masiva de Circuitos.
Una vez dentro de este apartado, descargamos la plantilla genérica que tiene en el interior. Contiene ejemplos que podemos borrar.
En el Excel encontraremos dos pestañas, la Cabecera y el Detalle.
En la Cabecera podemos encontrar los siguientes campos:
1. ID. Identificador del circuito. Hay que indicar algo que sea lo más unívoco posible y que no se repita con otro envío previo que se haya realizado dentro de la misma Organización. Si, por ejemplo lo llamamos“Ejemplo_1”, es probable que haya algún otro circuito previo que haya sido identificado así y, en el momento del envío, nos dará error
2. Nombre de Circuito: Es el nombre que le daremos al nuevo Circuito.
3. Tipo: El tipo es en realidad el número de identificación interna del Circuito Personalizado que ha sido creado previamente.
Los Circuitos Personalizados se pueden localizar en el panel izquierdo de Ivcert:
Documentos: en este campo, debemos añadir el nombre exacto del documento, con la extensión incluida, de los documentos que queremos enviar.
Fecha de Envío: podemos programar el momento en que deseamos que se ejecute el envío. Es importante que el formato sea fecha y hora (con los segundos): DD//MM/AAAA HH:MM:SS
Si queremos que se realice el envío de forma inmediata, bastará con dejar este campo en blanco.
Ahora vamos a configurar la pestaña Detalle
ID Circuito: Hace referencia a la columna de la Cabecera que se llama ID.
Orden: Es el orden en que se van a realizar la operación. Si ponemos el numero 1 en todas, se enviarán simultáneamente.
Tipo Operación: En este apartado podemos seleccionar las operaciones que queremos que ejecute cada uno de los destinatarios especificados en la columna Email. Por ejemplo el ID LucaPrueba1 tiene tres tareas.
Atención: esta operación debe estar previamente disponible en el Circuito Personalizado. Si, por ejemplo, nuestro Circuito Personalizado carece de la Firma Simple activa y nosotros, en el envío masivo, ponemos que queremos que se envíe con la Firma Simple, esto nos dará error.
Las operaciones disponibles en Carga Masiva son:
ACEP – Firma Simple
DWN – Envío Certificado
NOTI – Notificación
RVDOTP – Firma Avanzada SMS
SIG – Firma con certificado
SIGBIO – Firma Biométrica
SIGORGA – Firma automática de empresa (tiene que estar previamente activada)
VAL – Validación
Podemos consultar aquí una descripción de las Operaciones disponibles.
Observaciones – aquí podemos poner la descripción de la operación.
Nombre y apellidos: El nombre y apellido de la persona que tiene que recibir el circuito.
Nº empleado – El número de identificación del empleado (puede ser su DNI o un código interno de la empresa).
Estos tres últimos campos son opcional.
Asunto del correo – La descripción que queremos que reciba el destinatario en el correo
Teléfono – El número de teléfono del destinatario. Si es número es español, no será necesario el prefijo internacional. Este campo es necesario para poder hacer un envío de Firma Avanzada SMS.
Fecha de Caducidad – Establecemos el periodo en que la operación estará disponible. Si se supera dicho periodo, el circuito se deshabilitará y no se permitirá su firma. Este campo no puede quedar en blanco: si deseamos que no haya caducidad, bastará con añadir un cero.
Una vez la plantilla haya sido completada, la cargaremos en el segundo paso del proceso:
En el tercer paso, añadiremos los documentos que deseamos incluir en el circuito.
Y con Crear circuitos se procederá al envío.
Una vez que se hayan emitido los circuitos, podremos ver el resultado en la página que se cargará automáticamente. Aquí podremos comprobar que se haya realizado el envío o si se ha producido algún error (y, en este caso, el motivo de dicho error, p.e. si el Circuito Personalizado al que hicimos referencia no existe).