Lotes: Enviar un documento por lotes

Si quieres enviar un documento individual para que sea firmado individualmente por muchas personas, la opción más fácil y rápida es la del envío por lotes. De esta forma, todos los involucrados recibirán el documento de forma individual y al final recibiréis X documentos firmados.

Para hacer esto, solo tienes que ir a "Enviar Documento" como si fuera un envío normal:

  • Sube el archivo a firmar,
  • Edita los campos/widgets.
  • Haz click en "Configurar envío". 

Esta es la parte diferente: en la pantalla emergente, ve a la pestaña en la esquina superior derecha y haz click en "Por lotes (XLS, CSV)". 

 

Ahora, sube el archivo .csv o .xls que contenga la lista de direcciones de correo electrónico. La primera fila de la columna que contiene las direcciones de correo electrónico deberá llamarse Email o Emails o algo similar. Revisa que todo se haya subido correctamente, selecciona el rol de las columnas (si son "Firmante" , si recibe una copia o si se ignora) y desmarca la opción de "La primera fila es la cabecera", en caso de que el archivo no contenga una cabecera y sea otro email. 

 

IMPORTANTE: La previsualización solo muestra los 5 primeros destinatarios, pero el envío real se realizará a todas las filas del Excel.

 

mceclip2.png

Creación del archivo XLS

Deberás crear un archivo XLS con mínimo una columna con emails.

Importante: Vigila que los emails no contengan acentos, espacios al inicio o al final, ya que aparecería error de "Datos no válidos"

 

Ejemplo de 5 envíos por lote con una firma por documento:

mceclip0.png

 

Ejemplo de 5 envíos por lote con 2 firmantes por documento.

 

Una vez se suba, aparecerá así: 

Las columnas con los emails deben marcarse como "Firmante" y el resto en "Ignorar". 

Por favor, comprueba que todos los campos son correctos y se han procesado correctamente, ya que esta será la manera como aparecerán en el documento.

Para ver los pasos para configurar un envío por lotes con validación por SMS pulsa aquí.

Si te interesa realizar un envío por lotes por SMS, haz clic aquí para ver las instrucciones de como hacerlo. 

 

Para añadir campos y que se rellenen automáticamente:

Añade otros datos de interés en el Excel utilizando el ID del widget. Para esto, añade en las filas el ID del widget del dato que te interesa rellenar. P. ej. El ID del widget Nombre es textfield_0

Screenshot_2020-11-05_at_22.17.37.png

Una vez subas el Excel, marca la columna de "Email" como "Firmante" y los demás datos como "Ignorar":

 

Excel_fields_-_bulk.gif

 

Una vez enviado, los datos aparecerán rellenados automáticamente:

 

mceclip0.png

 

 

Enviar una petición de firma por lotes con más de un documento:

Crea una petición con más de un documento siguiendo estos pasos: Envío de múltiples documentos desde el dashboard.

Recuerda modificar el ID del campo de los widgets que configurarás en cada documento según las columnas de tu archivo XLS (Excel) para que la información contenida en cada una de ellas se traspase de manera automática al documento que recibirán los firmantes.

Por ejemplo en este caso tenemos el siguiente archivo XLS con 4 columnas de widgets, los 2 primeros (widget1 y widget2) pertenecerán al primer documento y los 2 últimos (widget3 y widget4) al segundo:

Screenshot_2021-03-30_at_22.28.27.png

Widgets del primer documento:

  • widget1

Screenshot_2021-03-30_at_22.32.40.png

  • widget2

Screenshot_2021-03-30_at_22.33.58.png

Widgets del segundo documento:

  • widget3

Screenshot_2021-03-30_at_22.36.13.png

  • widget4

Screenshot_2021-03-30_at_22.37.32.png

 

Cuando tengas configurados los campos para cada uno de los documentos, haz clic en "configurar envío", sube el archivo XLS que has preparado y configúralo de la siguiente manera:

Screenshot_2021-03-30_at_22.41.03.png

Por el momento esta opción no permite configurar los envíos por lotes a través de plantilla, por lo que se deberá configurar el documento a enviar desde cero con los widgets que cada uno deba incluir. 

 

Importante:

Comentar que no hay un máximo de destinatarios cuando realizas envíos por lotes. Sin embargo, siempre recomendamos que no supere los 1.000 firmantes. En el caso que el envío supere los 1.000 firmantes, recomendamos hacerlo en bloques de 1.000 y 1.000, y dejar un espacio de tiempo entre cada envío de 20 minutos y así sucesivamente.

Recuerda que los envíos por lotes solo están disponibles para los planes Business + y Enterprise.

Ponte en contacto con soporte@signaturit.com si tienes cualquier duda sobre el envío por lotes.

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