Como Módulo Adicional, se puede contratar el uso de las Acciones Automáticas. Estarán disponibles para usuario administradores, dentro del menú de Configuración.
Podemos crear una Acción Automática nueva o editar/eliminar las ya existentes.
Crear una Acción Automática
1. Nombrarla y escoger una de las condiciones previas. Dependiendo de la opción que escojamos, dispondremos luego de unas acciones u otras.
- Al recibir una nueva notificación
- Cuando la notificación lleve más de X días sin abrir
- Cuando una notificación lleve N días en un estado de tramitación X
- Cuando se cumplan N días (antes/después) de (F. Máx. tramitación/F. Máx. lectura)
- Al firmar y descargar una notificación
- Cuando una notificación lleve más de N días sin gestor
2. Filtros: podemos añadir uno o varios Filtros que deberán cumplirse para ejecutar la Acción Automática. Es como crear puertas: bastará con que se cumpla uno de ellos para "poder pasar".
Deberemos nombrar cada Filtro antes de poderlo configurar.
Los criterios que se agreguen dentro de un filtro deberán cumplirse todos. Podemos añadir filtros por:
- Cliente: podemos seleccionar a qué clientes aplicar esta Acción Automática
- Códigos Postales: nos permite seleccionar los organismos que se encuentren en el Código Postal que seleccionemos. La carga del listado puede tardar unos segundos. El filtro se aplicará si la Notificación procede de estos organismos.
- Plataforma: la plataforma emisora por la que nos llegará la Notificación
- Organismo: organismos específicos de los que proceda la Notificación
- Dir3: Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas
- SubDelegación: subdelegaciones específicas (dentro de un organismo) que haya emitido la Notificación
- Datos de la Notificación: distinciones específicas como, por ejemplo, si se trata de una Notificación o una Comunicación o palabras clave que aparezcan en el asunto.
3. Acciones. Podemos agregar una o varias acciones que se desencadenarán cuando se cumplan los criterios indicados en los puntos 1 y 2.
Por ejemplo: enviar un aviso a este usuario, este grupo de usuarios y esta dirección de correo cuando falte un día para que se venza el plazo para descargar y leer una notificación.
O descargar automáticamente y asignar a un usuario concreto cada vez que sincronicemos una notificación que cumpla unos criterios específicos (como de un cliente concreto, procedente de una sede concreta y el asunto contenga alguna de estas palabras clave).