La gestión de los Usuarios en IvNeos está disponible para los perfiles con el rol de Administrador y de Superadministrador.
Se localiza en el apartado de Configuración
Al clicar en él, encontraremos un panel con todos los usuarios asociados a nuestra licencia, tanto los activos como los inactivos (estos últimos, con fecha de baja).
Crear un nuevo usuario
Como en el resto de apartados, si clicamos en el icono Nuevo (arriba a la izquierda), iniciaremos la creación de un nuevo usuario.
Completaremos el formulario con el ID del usuario (necesario para su identificación dentro de IvNeos y para acceder a la herramienta), nombre y apellidos, su perfil de usuario, su e-mail y, si lo consideramos oportuno, un campo de texto para anotar observaciones.
Una vez completado, pulsaremos el icono de Guardar y se cargarán dos pestañas:
Grupos: donde podremos escoger los grupos en los que esté integrado este usuario. De esta forma, el usuario tendrá visibilidad sobre las notificaciones asignadas a estas agrupaciones de usuarios.
Servicios: donde escogeremos los buzones de cuyas notificaciones queremos que el usuario tenga acceso.
Para ahorrar trabajo, podemos crear un usuario que directamente herede la configuración de otro. Basta con clicar en los tres puntos
Roles disponibles
En el espacio de Perfil, al clicar sobre los tres puntos, podremos determinar el perfil del usuario.
Podemos consultar las capacidades de cada perfil de usuario si clicamos sobre la interrogante junto a los tres puntos.
Los usuarios básicos son:
- Lector: puede acceder al listado de notificaciones, aunque sin acceder a su contenido. Es el perfil más básico. Puede ser interesante, por ejemplo, para becarios o auditores externos que necesiten confirmar que se lleva a cabo un proceso, pero sin permisos de seguridad para leer su contenido.
-
Editor: además de los permisos del Lector, podrá
- acceder al contenido de las notificaciones
- crear y editar anotaciones dentro de la notificación
- editar documentos
- operar con expedientes
- Sincronizador: aparte de tener acceso a lo mismo que el Editor, podrá ejecutar sincronizaciones automáticas y manuales.
-
Descargador: es el máximo nivel de un usuario básico, porque puede hacer todo lo que los perfiles anterioes y, además podrá
- descargar notificaciones
- abrir el navegador web con el certificado digital de un cliente.
Los usuarios con un perfil administrativo, en cambio, son:
-
Administrador: además de los permisos de un Descargador
- tiene acceso al menú de Configuración y, dentro de éste, a Usuarios, Grupos y Servicios y Buzones
- puede eliminar notificaciones que se encuentren en estado "Cerrada" (por ejemplo, si la notificación es antigua y ya carece de relevancia a nivel legal).
-
Superadministrador: además de poder hacer lo mismo que un Administrador, puede
- en Configuración, gestionar los Certificados digitales y, si este módulo está activo, a las Acciones Automáticas.
- en Opciones, acceder a la pestaña de Directorio de Documentos
Administrar usuarios ya creados
Siempre podemos editar los usuarios ya creados en todos los aspectos (excepto en su ID de usuario): cambiar de rol, asignarlo a nuevos grupos, editar los servicios, etc.
Basta con hacer doble clic sobre el usuario en sí o mediante la opción Editar de la botonera superior.
Si, en cambio, necesitamos eliminar un usuario, optaremos por el botón Borrar tras haber clicado sobre él.
Aparecerá un mensaje de confirmación y, tras aceptar, el usuario ya no podrá acceder a IvNeos con sus credenciales. No obstante, seguirá apareciendo en el Listado de Usuarios, sólo que con la fecha de su desactivación en la columna Baja.