ENVÍO DE FIRMAS
a) Envío desde Accounts:
Accedemos a “Accounts” para que el registro de firma quede conectado a una cuenta concreta.
1. En el panel de peticiones de firma (Signature requests), clicamos en New Signature.
2. Ahora se puede personalizar el correo que recibirán los firmantes y establecer recordatorios de firma para ellos.
3. Entre otras cosas, se puede decidir si queremos enviar un código de único uso por SMS al firmante. Para ello, debemos tener guardado su número de teléfono en el contacto.
Además, podemos elegir entre firma simple y avanzada, cuándo enviar los recordatorios a los firmantes y si deseamos que el envío tenga caducidad o no.
Si queremos que todos reciban el documento al mismo tiempo, seleccionaremos paralelo. En cambio, si necesitamos controlar el orden de recepción, entonces escogeremos secuencial.
4. Para seleccionar los documentos que deseamos enviar a firmar, disponemos de las siguientes opciones y podemos combinarlas según la necesidad, hasta un máximo de 15 documentos:
- Seleccionar de una plantilla Signaturit
- Seleccionar un documento PDF guardado en Salesforce
- Subir un documento desde nuestro dispositivo
5. Seleccionamos los firmantes a los que enviar el documento.
Podemos utilizar objetos de Salesforce o pueden ser externos. También es posible escoger diferentes roles en caso de necesitar que alguien valide la documentación. Signaturit permite mandar hasta un máximo de 40 firmantes y validadores.
6. Configurar el documento con el editor
Una vez dispongamos de toda la información, pasamos al editor de documentos. Si hemos elegido la firma simple, este paso no será necesario.
Aquí, seleccionaremos cada firmante y arrastraremos el widget donde deseamos que se posicione la firma.
7. Revisar y enviar el documento a firmar
Nos aseguraremos de que todo está como queremos antes de enviar la documentación a firmar.
Para enviar, clica en “Enviar” para ejecutar la petición.
8. Para hacer el seguimiento del estado del proceso de firma.
Podemos revisar el estado de tu petición en tiempo real y una vez completado el proceso, podremos descargar tu Audit trail o documento probatorio. En este documento quedarán registradas todas las evidencias electrónicas generadas durante el proceso de firma.
Además, también podemos generar informes sobre el estado y duración de nuestras peticiones de firma.
Lo primero que se haremos será acceder al registro desde el que queremos iniciar el proceso de firma.
El proceso de creación es exactamente el mismo que cuando iniciamos desde Account con la diferencia de que no se permitirá la modificación del registro seleccionado.
GESTIÓN DEL ENVÍO REALIZADO
Tras el envío de la petición, los firmantes recibirán los correspondientes correos para la firma de los documentos.
En el registro desde el que iniciamos el proceso de firma podremos ver la lista de los procesos de firma que se han iniciado, su fecha de creación y su progreso. Podremos acceder al proceso de firma para obtener mas detalle.
Además, en el caso de que se haya activado el almacenamiento de ficheros en Salesforce (tanto documentos firmados como documentos del Audit Trail), una vez que se haya finalizado el proceso de firma, se podrá acceder a ellos desde el registro que inicio el proceso y desde el registro del proceso de firma.