Comment configurer et utiliser le plugin Signaturit pour Salesforce

Important : veuillez noter que seules les licences Business + 2020 et Enterprise peuvent utiliser ce plugin. Le téléchargement, le paiement et l'installation doivent être effectués directement depuis Salesforce.

 

CONFIGURATION DU PLUGIN

Une fois le plugin installé, pour ouvrir "Signaturit" dans Salesforce, cliquez sur le bouton supérieur gauche : "App Launcher" et recherchez "Signaturit".

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Une fois ouvert, allez dans l'onglet "Signaturit Configuration" et vous devrez vous connecter avec votre token Signaturit (allez dans "Integrations" dans votre menu Signaturit et cliquez sur l'intégration Salesforce pour connecter les deux comptes).

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Ici, vous devez copier le token et le coller dans Salesforce et cliquer sur "Check".

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Depuis cette page, vous pouvez également gérer les autorisations des utilisateurs. 

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Vous pouvez sélectionner une configuration générale pour tous les envois (celle-ci peut ensuite être modifiée pour chaque envoi individuel) :

  • Indiquez le type de signature (séquentielle ou parallèle).
  • Indiquer les rappels (Jamais, Quotidien, Hebdomadaire, ou Personnalisé en sélectionnant les jours de la semaine)
  • Indiquez l'expiration des processus de signature (Sans expiration ou Avec expiration en indiquant dans combien de jours il doit expirer).
  • Enregistrer les documents de la piste d'audit dans Salesforce
  • Enregistrer les documents signés dans Salesforce

ENVOI DE SIGNATURES

Il existe deux façons de faire des envois à partir de Salesforce.

 

Envoi depuis "Signaturit Assistant"

Accédez à "Signaturit's Assistant" dans le menu supérieur de Salesforce.

 

Sélection de registre:

Dans un premier temps, il faut sélectionner l'enregistrement qui déclenche le processus de signature.

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Cette sélection aura des conséquences :

  • Seuls les documents Salesforce liés à cet enregistrement peuvent être sélectionnés.
  • Les documents originaux téléchargés en local seront liés à cet enregistrement.
  • Le processus de signature sera lié à cet enregistrement.
  • Si une piste d'audit ou des documents signés sont stockés, ils seront également liés à cet enregistrement.

Les objets suivants sont disponibles pour la sélection d'enregistrements :

  • Account
  • Person account
  • Contact
  • Contract
  • Lead
  • Opportunity
  • Order
  • Task
  • User
  • Tous les objets personnalisés (à l'exception des objets liés au processus de signature)

Une fois que nous avons choisi l'objet de Salesforce et l'enregistrement, nous pouvons passer à l'étape suivante :

Sélection des documents:

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À ce stade, nous pouvons sélectionner les documents à signer. Ces documents peuvent avoir 3 origines différentes :

  • Depuis Local (documents téléchargés depuis local qui seront liés à l'enregistrement précédemment sélectionné)
  • Depuis Salesforce (documents existants dans Salesforce liés à l'enregistrement sélectionné précédemment)
  • Depuis Template (l'utilisation de modèles existants dans Signaturit)

La sélection des documents peut être un mélange de différentes provenances. Lorsque nous avons sélectionné au moins un document (ils seront affichés dans le panneau de sélection et pourront être supprimés), nous pouvons passer à l'étape suivante. Le nombre maximum de documents à sélectionner est de 15.

Nous pouvons également revenir à la sélection de l'enregistrement (étape précédente) mais si nous modifions l'enregistrement sélectionné, nous perdrons la sélection de documents que nous avons effectuée.

Signataires :

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Pour cette étape, nous pouvons sélectionner les signataires. Ces signataires peuvent avoir 2 origines différentes :

  • Enregistrements Salesforce (Compte de personne, Contact, Lead, Utilisateur).
  • Externe (le nom et l'email des signataires seront indiqués).

Pour chacun des signataires, nous pourrons indiquer leur type :

  • Signataire
  • Validateur

La sélection des signataires peut être un mélange de différentes origines et de différents types. Lorsque nous avons sélectionné au moins un signataire du type de "signataire" (ils seront affichés dans le panneau de sélection et pourront être supprimés), nous pouvons passer à l'étape suivante. Le nombre maximum de signataires à sélectionner est de 40.

 

Édition de documents:

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Dans cette étape, nous indiquerons les champs de signature des documents sélectionnés pour les signataires du type "signataire" que nous avons choisi. Vous pouvez indiquer autant de cases de signature que vous le souhaitez, à condition qu'il y ait au moins une case pour chaque signataire et dans chaque document. 

Pour ajouter un champ de signature, sélectionnez d'abord le document dans la colonne de gauche et le signataire dans la colonne de droite. Faites ensuite glisser le widget de signature de la colonne de droite sur le document et placez-le sur la page à l'emplacement souhaité. Le champ de signature peut être déplacé et redimensionné à volonté. 

 

Configuration de l'envoi:

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Ici, nous allons configurer la demande de signature. Cette configuration sera préchargée avec la configuration de base définie par l'administrateur de Signaturit.

Il faudra au moins indiquer le Nom, qui sera utilisé pour le nom de l'enregistrement Salesforce de la demande de signature et le Sujet de l'email que les signataires recevront.

Nous pourrons également indiquer le corps du message dans le rich text prévu à cet effet et modifier les paramètres du processus de signature que nous effectuons.

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Overview et confirmation:

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Ici, nous pouvons voir le résumé de la sélection que nous avons fait avant de confirmer l'envoi du processus de signature. Dès que nous cliquons sur le bouton de confirmation, le processus de signature sera envoyé à Signaturit et sera enregistré dans Salesforce.

 

Envoi à partir d'une liste associée: 

Tous les utilisateurs ayant le droit d'accéder à l'application Signaturit pourront accéder au processus de signature à partir de la liste associée, si seulement l'administrateur a disposé le "composant" dans l'objet correspondant. 

La première chose à faire est d'accéder au registre à partir duquel nous voulons lancer le processus de signature.

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Une fois à l'intérieur, nous cliquons sur le bouton New Signature Request, ce qui nous amène directement à l'étape de l'assistant de sélection des documents. 
Le processus de création est exactement le même que lorsqu'on part de l'assistant, à la différence qu'aucune modification de l'enregistrement sélectionné ne sera autorisée.

 

GESTION DE L'ENVOI EFFECTUÉ

Après avoir envoyé la demande, les signataires recevront les courriels correspondants pour signer les documents.

Dans le registre à partir duquel nous lançons le processus de signature, nous pouvons voir la liste des processus de signature qui ont été lancés, leur date de création et leur progression. Nous pourrons accéder au processus de signature pour obtenir plus de détails.

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De même, dans le cas où le stockage des fichiers dans Salesforce a été activé (tant les documents signés que les documents de la piste d'audit), une fois le processus de signature terminé avec succès, il est possible d'y accéder à partir de l'enregistrement du processus de signature.

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