Importante: recuerda que solo las licencias Business + 2020 y las Enterprise pueden utilizar este plugin. Se debe realizar la descarga, pago e instalación directamente en Salesforce.
CONFIGURACIÓN DEL PLUGIN
Una vez instalado el plugin, para abrir "Signaturit" en Salesforce, deberéis hacer click en el botón de arriba a la izquierda: "App Launcher" y buscar "Signaturit".
Una vez abierto, se debe acceder a la pestaña "Signaturit Configuration" y deberéis conectar con el token de Signaturit (acceder a "Integrations" en vuestro menú de Signaturit y hacer click en la integración con Salesforce para conectar ambas cuentas.)
Aquí deberéis copiar el token, pegarlo en Salesforce y hacer click en "Check".
En esta pantalla también podéis administrar los permisos de los usuarios.
Podremos seleccionar una configuración general para todos los envíos (luego esto puede ser modificado por cada envío individual):
- Indicar el tipo de firma (secuencial o en paralelo)
- Indicar recordatorios (Nunca, Diario, Semanal, o Custom seleccionando los días de la semana)
- Indicar la expiración de los procesos de firma (Sin expiración o Con expiración indicando tras cuantos días expira)
- Almacenar en Salesforce los documentos del audit trail
- Almacenar en Salesforce los documentos firmados
ENVÍO DE FIRMAS
Existen 2 formas de realizar envíos desde Salesforce.
Envío desde Signaturit Assistant:
Acceder a "Signaturit's Assistant" en el menú superior de Salesforce.
Selección de registro:
En la primera etapa seleccionaremos el registro que inicia el proceso de firma.
Esta selección tendrá consecuencias ya que:
- Solo se podrán escoger documentos de Salesforce relacionados con este registro
- Los documentos originales subidos desde local se relacionarán con este registro
- El proceso de firma se vinculará con dicho registro
- Si se almacenan documentos de audit trail o firmados se relacionarán con dicho registro
Los objetos disponibles para la selección de registros son los siguientes:
- Account
- Person account
- Contact
- Contract
- Lead
- Opportunity
- Order
- Task
- User
- Todos los objetos Custom (a excepción de los objetos relacionados con el proceso de firma)
Una vez hayamos escogido el Objeto de Salesforce y el registro podremos avanzar al siguiente paso:
Selección de documento:
En esta etapa podremos seleccionar los documentos a firmar. Estos documentos pueden tener 3 origenes distintos:
- Desde Local (documentos subidos desde local que quedarás relacionados con el registro previamente seleccionado)
- Desde Salesforce (documentos existentes en Salesforce relacionados con el registro previamente seleccionado)
- Desde Template (el uso de templates existentes en Signaturit)
La selección de los documentos puede ser una mezcla de diferentes orígenes. Cuando tengamos al menos un documento seleccionado (se visualizarán en el panel de selección y se podrán eliminar) podremos avanzar a la siguiente etapa. El numero máximo de documentos a seleccionar es de 15.
También podremos volver a la selección del registro (etapa anterior) pero si modificamos nuestro registro seleccionado perderemos la selección de documentos que hemos realizado.
Firmantes:
En esta etapa podremos seleccionar los firmantes. Estos firmantes pueden tener 2 orígenes distintos:
- Registros de Salesforce (Person Account, Contact, Lead, User)
- Externos (se indicará el Name y el email de los firmantes)
Para cada uno de los firmantes podremos indicar su tipo:
- Firmante
- Validador
La selección de los firmantes puede ser una mezcla de diferentes orígenes y de diferentes tipos. Cuando tengamos al menos un firmante de tipo firmante seleccionado (se visualizarán en el panel de selección y se podrán eliminar) podremos avanzar a la siguiente etapa. El numero máximo de firmantes a seleccionar es de 40.
Edición de documento
En esta etapa indicaremos las cajas de firma de los documento seleccionados para los Firmantes de tipo Firmante que hayamos escogido. Podremos indicar tantas cajas de firma como deseemos siempre y cuando exista al menos una caja para cada firmante en cada documento.
Para añadir una caja de firma primero seleccionaremos el documento en la columna de la izquierda y el firmante en la columna de la derecha. Tras esto arrastraremos el widget de firma de la columna derecha sobre el documento y la colocaremos en la pagina y lugar deseado. La caja de firma se puede mover y redimensionar al gusto.
Configuración del envío
En esta etapa realizaremos la configuración de la petición de firma. esta configuración se precargará con la configuración de base que haya definido el administrador de Signaturit.
Será necesario como mínimo indicar el Nombre, el cual será utilizado para el nombre del registro de Salesforce de la petición de firma y el Asunto del correo que recibirán los firmantes.
También podremos indicar el cuerpo del mensaje en el rich text habilitado para ello y modificar las configuraciones para el proceso de firma que estamos llevando a cabo.
Overview y confirmación
En esta etapa veremos el resumen de la selección que hemos realizado antes de confirmar el envío del proceso de firma. En el momento que hagamos clic en el botón de confirmación el proceso de firma se enviará a Signaturit y quedará registrado en Salesforce.
Envío desde lista relacionada:
Todos los usuarios con permiso para acceder a la aplicación de Signaturit podrán acceder al proceso de firma desde la lista relacionada siempre y cuando el administrador haya dispuesto el componente en el Objeto correspondiente.
Lo primero que se haremos será acceder al registro desde el que queremos iniciar el proceso de firma.
Una vez dentro hacemos clic en el botón New Signature Request que nos llevará directamente al Wizard al paso de selección de Documentos.
El proceso de creación es exactamente el mismo que cuando iniciamos desde el asistente con la diferencia de que no se permitirá la modificación del registro seleccionado.
El proceso de creación es exactamente el mismo que cuando iniciamos desde el asistente con la diferencia de que no se permitirá la modificación del registro seleccionado.
GESTIÓN DEL ENVÍO REALIZADO
Tras el envío de la petición, los firmantes recibirán los correspondientes correos para la firma de los documentos.
En el registro desde el que iniciamos el proceso de firma podremos ver la lista de los procesos de firma que se han iniciado, su fecha de creación y su progreso. Podremos acceder al proceso de firma para obtener mas detalle.
Asimismo, en el caso de que se haya activado el almacenamiento de ficheros en Salesforce (tanto documentos firmados como documentos del Audit Trail), una vez que se haya finalizado el proceso de firma correctamente se podrá acceder a ellos desde el registro que inicio el proceso y desde el registro del proceso de firma.
